Teilprojekt 1

Überarbeitung und Aktualisierung der Konzeption für Mitarbeitergespräche

Bereits seit einiger Zeit sind Mitarbeitergespräche Bestandteil von Personalführung und somit ein wichtiges Führungsinstrument in unserer Organisation. In einem Leitfaden sind Zielsetzung und Durchführung beschrieben und in Schulungsmaßnahmen wurden die Führungskräfte zum Teil bereits auf die Anwendung vorbereitet.

Erste Erfahrungen liegen nun nach einer repräsentativen Umfrage über die Einstellung von Führungskräften und Mitarbeitern gegenüber diesem Instrument vor und dienen im Rahmen des Teilprojektes zu einer Überarbeitung und Ausweitung des bestehenden Konzeptes unter Beachtung der künftigen Führungsleitlinien.

Das Teilprojekt unter Leitung von Frau Dr. Jana Leipold (Referentin Personalentwicklung) startet im Mai mit einem Planungsworkshop und wird zunächst in einigen ausgewählten Pilotbereichen die neue Konzeption umsetzen und bewerten, bevor eine universitätsweite Einführung geplant ist.

 

Das Teilprojektteam setzt sich zusammen aus:

  • Dr. Jana Leipold (Teilprojektleiterin, Projektmitarbeiterin JGU-Leadership) 
  • Barbara Bruynck (Personalrat)
  • Dr. Martina Jantz (Geschäftsführerin der Bereichsbibliothek Philosophicum) 
  • Beate Lipps (Leiterin der Zentralen Studienberatung)
  • Stefanie Meyer (Frauenreferentin)
  • Heinrich-Albert Nauth (Referatsleiter TE-6) 
  • Dr. Sandra Petermann (Leiterin der Prüfungsämter des FB 09) 
  • Univ.-Prof. Dr. Louis Velthuis (Professur für Betriebswirtschaftslehre, insbes. Controlling)
  • Sabine Weistand (Vertrauensperson der Schwerbehinderten)

 

Neuigkeiten aus dem Teilprojekt

Dienstvereinbarung Jahresgespräche unterschrieben

Die neue Dienstvereinbarung zur Einführung und Durchführung von Jahresgesprächen an der JGU wurde Anfang Februar von der Dienststelle und dem Personalrat unterzeichnet. Nun laufen die Vorbereitung für den Auftakt.  ... 

Personalrat kündigt bisher gültige Dienstvereinbarung zu den Mitarbeitergesprächen

Der Personalrat hat sich entschlossen, die alte Dienstvereinbarung, die seit 2004 gültig war, zu kündigen.

Mit Ablaufen des Monats Juni 2014 gilt diese Dienstvereinbarung nicht mehr. Aktuell gibt es kein für die Universität Mainz allgemein gültiges Regelwerk. 

Wir hoffen, dass die Verhandlungen zur neuen Dienstvereinbarung zu den Jahresgesprächen, die das alte Instrument ablösen, zeitnah abgeschlossen sind.

Umsetzungsstand Jahresgespräche (Stand: Januar - Juli 2014)

Das Jahr 2013 diente der Personalentwicklung, die Neu-Einführung der Jahresgespräche 2014 vorzubereiten.

Hierzu gab es einige Entscheidungen zu Detailfragen im Lenkungsausschuss Leadership, die in der Ausformulierung einer Dienstvereinbarung mündeten.

Diese Dienstvereinbarung wurde nun dem Personalrat vorgelegt. Derzeit befinden sich die Dienststelle und der Personalrat in Verhandlung über Details.

Sobald die Dienstvereinbarung abgeschlossen ist, wird es eine ausführliche Homepage geben, Informationsveranstaltungen und Schulungen für Beschäftigte mit und ohne Führungsverantwortung geben sowie die Mappe Jahresgespräch, in der die von der Teilprojektgruppe erarbeiteten Materialien zur sicheren Durchführung des Gesprächs allen Beschäftigten zur Verfügung gestellt werden.

Abschlussphase: Ein Resümee

Während der Arbeit des Teilprojekts sind durch die Projektgruppenmitglieder entstanden:



  • Dienstvereinbarung zum Jahresgespräch
  • Mappe Jahresgespräch mit 6 Modulen
  • Schulungskonzept
  • Konzeption Informationsveranstaltungen und -materialien
  • Informationsflyer
  • Pilotdurchführungen
  • Konzeption „Schirmherr/-in“ und Multiplikator/-innen zur internen Kommunikation 
  • Arbeitspapier zum Thema Anreizmöglichkeiten
  • Konzept Begleitgruppe
  • Konzept Homepage und E-Learning-Elemente um das Jahresgespräch
Abschlussphase: Ergebnisse aus der Pilotphase für die Vorbereitung zur Einführung in die Linie nutzen

Die Führungskräfte der Pilotphase haben die Jahresgespräche in ihren Bereichen abgeschlossen. Die Evaluationsgespräche wurden mit Führungskräften, am Jahresgespräch teilnehmenden und nicht-teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt.

Diese Ergebnisse werden in einem Evaluationsbericht zusammen geführt und der Teilprojektgruppe sowie dem Lenkungsausschuss vorgelegt. Die Teilprojektgruppe wird Empfehlungen ausarbeiten, über die der Lenkungsausschuss zu entscheiden hat. Daraus werden die weiteren Aufgaben für die Umsetzung der Jahresgespräche in die Linie definiert.

Bericht zu den Arbeiten in Phase 3: Pilotphase

Die Dienstvereinbarung zur Pilotdurchführung der neuen Jahresgespräche wurde von der Hochschulleitung und dem Personalrat unterzeichnet.

Die Teilprojektgruppe bereitet nun mit den Pilotbereichen aus der Technik, der Universitätsbibliothek und aus dem FB 03 die Durchführung der Jahresgespräche vor.Dazu erhalten die Beschäftigten eine ausführliche Informationsveranstaltung, in der über das Jahresgespräch, seinem Hintergrund und die Entstehungsgeschichte berichtet wird, in der aber auch alle Fragen von der Teilprojektgruppe beantwortet wird.

Parallel dazu erhalten die Führungskräfte aus den Pilotbereichen eine Schulung. Dies dient gleichzeitig dazu, ein neues Schulungskonzept für Führungskräfte zu erproben. Durchgeführt wird das Seminar von einer Organisationsentwicklung, die sich in dem Ausschreibungsverfahren für diese Konzeptarbeit durchgesetzt hatte.

Sowohl das Instrument "Jahresgespräch" als auch die Schulungen werden einer Evaluation unterzogen, bevor sie in die Empfehlungen der Projektgruppe zur Einführung in die Linie aufgenommen werden.

Namensänderung: Aus dem Mitarbeitergespräch wird das Jahresgespräch

Ein wichtiger Diskussionspunkt der Teilprojektgruppe war in der vergangenen Zeit die Frage nach dem Namen für das Instrument. Soll es einen neuen Namen geben oder soll der alte beibehalten werden?

Die Projektgruppe hat sich dafür entschieden, den Namen zu ändern. Dafür gab es unterschiedliche Gründe:

  • In der Evaluation wurde deutlich, dass der Begriff "Mitarbeitergespräch" bei den meisten Beschäftigten nicht besetzt ist mit dem Instrument selbst. Vielmehr ist es ein Sammelbegriff für alle möglichen formellen und informellen Gespräche, die ein Vorgesetzter bzw. eine Vorgesetzte mit ihren Beschäftigten führt. Die Spannbreite reichte von Gesprächen zwischen Tür und Angel bis hin zu anlassbezogenen Gesprächen wie bspw. Kritik- oder Abschlussgesprächen.
  • Der Begriff "Mitarbeitergespräch" entspricht nicht einer gendergerechten Sprache.

Die Teilprojektgruppe hat unterschiedliche neue Begriffe gesammelt und sich am Ende mehrheitlich für den Begriff Jahresgespräch entschieden. Der neue Begriff ermöglicht, den Namen und das Instrument systematisch zu verknüpfen und entspricht der gendergerechten Sprache. Hinzu kommt, dass durch den Begriff die Regelmäßigkeit, mit der die Gespräche geführt werden sollen, durch den Begriff antizipiert werden können.

2. Arbeitsbericht Phase 2 (Konzeption)

Die Teilprojektmitglieder haben eine Dienstvereinbarung für die Pilotphase entworfen, die nun in die Linie überführt wird. Das bedeutet, dass die Inhalte der Dienstvereinbarung nun zwischen Hochschulleitung und Personalrat ausgehandelt und unterschrieben werden.

Die Teilprojektmitglieder haben eine modular aufgebaute Mappe zum Jahresgespräch konzipiert und umgesetzt, die sich in den letzten Zügen der Überarbeitung befindet, um in den Pilotbereichen eingesetzt zu werden. Die Planung zur Begleitung der Pilotbereiche ist eine weitere Aufgabe, mit der sich derzeit das Teilprojektteam beschäftigt.

Bericht zu Arbeiten in Phase 2 (Konzeption)

Das Teilprojekt MAG arbeitet auf Hochtouren. Ziel ist es, ab April die Pilotphase einzuleiten. Bis dahin wird der vorhandene Leitfaden zum Mitarbeitergespräch überarbeitet und erneuert sowie ergänzende Materialien erstellt.

Parallel dazu überarbeiten wir die zum MAG gehörende Dienstvereinbarung, die dem Personalrat zur Mitbestimmung vorgelegt wird.

Ebenso wird ein Konzept zur Begleitung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Vorgesetzte in den Pilotbereichen erstellt. An dieser Stelle wird der Hochschulevaluierungsverbund zur Evaluation eingebunden.

1. Phase des Teilprojekts abgeschlossen

Das Projektteam war Anfang Juli zu einem Planungsworkshop zusammengekommen, um konkrete Arbeitsschritte zu planen, wie die Konzeption des Mitarbeitergesprächs überarbeitet werden und in Pilotprojekten umgesetzt werden soll.

Vier Phasen wurden für den Teilprojektzeitraum (bis Oktober 2012) definiert:

  1. Recherche und Analyse
  2. Entwurf
  3. Pilot
  4. Abschluss

Die Phase der Recherche und Analyse wurde mit einer Teilprojekt-Lenkungsausschuss-Sitzung mit Elke Karrenberg (Projektleiterin "JGU-Leadership") abgeschlossen. Dienstvereinbarung, Leitfaden sowie Schulungskonzept der JGU und anderer Hochschulen, Einrichtungen etc. wurden gesichtet, ausgewertet und Empfehlungen für den neuen Entwurf abgeleitet.

Das Teilprojekt erhielt die Freigabe für die 2. Phase: Entwurf.