Jahresgespräche Gesprächsprozess

Ein gelungener Jahresgesprächs-Prozess lässt sich in drei große Abschnitte gliedern:

  1. Vorbereitung
  2. Durchführung (mit Anfang gestalten, Inhalte besprechen, Vereinbarungen treffen, Abschließen)
  3. Nachbereitung

Die einzelnen Gesprächsphasen sind in Modul 4 der Mappe Jahresgespräch ausführlich beschrieben.

Unterschiedliche Arbeitsmodule der Mappe Jahresgespräch unterstützen in verschiedenen Phasen:

Prozess Jahresgespräche

Die Vorbereitung des Jahresgesprächs durch Führungskraft und Mitarbeiter/-in ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Neben dem Aussprechen einer entsprechenden Einladung zum Jahresgespräch durch die Führungskraft in mündlicher oder schriftlicher Form (als Beispiel Arbeitsmodul 2) sollten sich beide Parteien zu den drei inhaltlichen Themenschwerpunkten

  1. Arbeitsaufgaben & -umfeld
  2. Zusammenarbeit & Führung
  3. Perspektiven und Entwicklungsmöglichkeiten

Notizen machen. Zur Unterstützung dient das Arbeitsmodul 3 mit möglichen Fragen zu den drei Themenblöcken. Hier gibt es einen Vorbereitungsbogen für Führungskräfte und einen für Beschäftigte. Die Fragen sind inhaltlich identisch.

Führungskräfte und Beschäftigte sollten sich spätestens zu Beginn des Gesprächs darüber austauschen, zu welchen Fragen sich austauschen wollen.

Sie bereiten sich auf ein Jahresgespräch - und haben Fragen? Melden Sie sich gerne bei Dr. Jana Leipold oder Elke Karrenberg.

Natürlich stehen Ihnen auch die anderen Beratungsmöglichkeiten (Büro für Frauenförderung und Gleichstellung, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung etc.) zur Verfügung.

Sitzen Führungskraft und Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter am Tag des Jahresgesprächs zusammen, führt die Führungskraft durch das Gespräch.

Es lohnt sich, bewusst den Raum für das ungestörte Vier-Augen-Gespräch zu schaffen.

Zum Einstieg kann man als Führungskraft bspw. noch einmal darauf eingehen, warum man das Jahresgespräch führen möchte und was man sich davon erhofft. Einige Hinweise wie das Gespräch abläuft (z.B. "Da ich ja durch das Gespräch führe, würde ich mit Ihnen gemeinsam den Leitfaden und die Leitfragen durchgehen. Hier bin ich zunächst an Ihrer Perspektive interessiert - und würde dann meine Wahrnehmung formulieren. ..." oder "Das Gespräch teilt sich ja in drei Themenblöcke. Ich würde vorschlagen, dass wir nach jedem Themenblock die wichtigsten Inhalte zusammenfassen und unsere Gesprächsergebnisse in den Dokumentationsbogen eintragen, bevor wir zum nächsten Abschnitt übergehen ...".)

Herzstück der Durchführung sind die drei zu besprechenden Themenblöcke.

Wie intensiv diese Themenblöcke besprochen werden, kann von Gespräch zu Gespräch variieren und ist auch davon abhängig, was bereits im beruflichen Alltag angesprochen wurde. Nutzen Sie die Fragen aus dem Leitfaden aber insbesondere dazu kritisch zu prüfen, was im Arbeitsalltag untergegangen ist.

Ausführliche Hinweise zu den einzelnen Gesprächsphasen finden Sie im Arbeitsmodul 4 der Mappe Jahresgespräch.

Evaluationsergebnisse - Hinweise zur Durchführung

Die im Jahr 2010 durchgeführte Evaluation des bis dahin an der JGU genutzten Instruments Mitarbeitergespräch konnte zeigen, dass die Einhaltung der "formalen Empfehlungen" wie eine gute Vorbereitung des Gesprächs von beiden Seiten, ungestörte Gesprächsatmosphäre etc. positive Gesprächseffekte wahrscheinlicher macht.

Je mehr Empfehlungen eingehalten wurden, um so eher wurde von Beschäftigten und Führungskräften berichtet, dass es zu konkreten Vereinbarungen gekommen ist und diese Vereinbarungen auch umgesetzt wurden. Darüber hinaus berichteten die Beschäftigten, dass sie sich motiviert gefühlt haben, sich die Kommunikation verbessert habe, sie ihre Standpunkte einbringen konnten etc.

Es lohnt sich also, die leicht umzusetzenden Empfehlungen einzuhalten und somit das Gespräch positiv zu beeinflussen.

Nachbereitung des Gesprächs sollte auf inhaltlicher und organisatorischer Ebene erfolgen.

Führungskräfte brauchen eine gute Übersicht über alle Gespräche, welche Vereinbarungen er oder sie selbst erfüllen muss bzw. um auch im Laufe des Jahres mitverfolgen zu können, ob die Vereinbarungen durch die anderen Gesprächsparteien auch umgesetzt wurden.

So können sich Führungskräfte bspw. einen Maßnahmenplan erstellen, der alle relevanten Informationen und Vereinbarungen enthält.

Arbeitsmodul 7 der Mappe Jahresgespräche unterstützt bspw. bei der Zusammenfassung der Schulungsbedarfe und ist die perfekte Vorlage für die durch die Personalentwicklung durchgeführte Befragung zum Thema "Schulungsbedarfe", die sie vor ihrem Planungszyklus durchführt.

EIne gute Nachbereitung ist ein nicht zu unterschätzender Bestandteil der Jahresgespräche, denn nichts ist frustrierender als Vereinbarungen, die "im Alltagsgeschäft dann doch wieder untergehen". Vertrauen in das Instrument und die Führungskraft kann an dieser Stelle sehr schnell verloren gehen.